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Interne Meldestelle | Hinweisgeber-Schutzgesetz

Information für die Arbeitnehmenden der Markötter Holding GmbH & Co. KG und allen konzerngebundenen Gesellschaften zur Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem Hinweisschutzgesetz (HinSchG) (Stand: 11/23)

Die Einhaltung von Recht und Gesetz hat für die Markötter Holding GmbH & Co. KG und deren konzerngebundenen Gesellschaften höchste Priorität und ist Grundlage unseres unternehmerischen Erfolgs.

  • Verstöße können oft nur identifiziert, verfolgt oder bestenfalls verhindert werden, wenn Unternehmen entsprechende Hinweise erhalten. Es bietet sich an, zur Meldung solcher Verstöße, eine Meldestelle einzurichten. Diese haben wir nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes für alle Mitarbeitenden eingerichtet. (HinSchG; https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/BJNR08C0B0023.html). Es besteht allerdings für niemanden die Verpflichtung, diesen Weg zu wählen.

 

1. Warum und wozu gibt es eine interne Meldestelle? 
Da in der Vergangenheit öfter ein Fehlverhalten von Mitarbeitenden privater oder öffentlicher Arbeitgebender festzustellen war, hat der Gesetzgeber reagiert und das am 02.07.2023 in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beschlossen. Danach sind alle Beschäftigungsgebenden bzw. Arbeitgebenden mit mindestens 50 Beschäftigten verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten und zu betreiben. Zweck dieser Meldestelle ist es, dass Sie sich als Beschäftigte unseres Unternehmens mit Informationen über erkannte Verstöße im beruflichen und unternehmerischen Umfeld direkt an uns wenden können. Denn durch konsequentes, frühzeitiges Erkennen und Abstellen von Verstößen können oftmals weitere Schäden verhindert werden.

Das HinSchG regelt den Schutz von Personen, welche die dort genannten Verstöße an die gesetzlich vorgesehenen Meldestellen melden wollen. Der gesetzliche Schutz erstreckt sich dabei auf solche Verstöße, die entweder im Rahmen oder im Vorfeld der beruflichen Tätigkeit Informationen erkannt wurden. Geschützt werden aber auch diejenigen Personen, die Gegenstand einer Meldung oder von dieser Meldung betroffen sind. Damit wird diesen Personen ein gesetzlich gestärkter, verlässlicher Schutz vor arbeitgeberseitigen Repressalien zugesichert.

 

2. Welche Sachverhalte bzw. Verstöße können gemeldet werden? 

Unter den besonderen Schutz des HinSchG fallen Meldungen über folgende Verstöße (rechtswidrige Handlungen oder Unterlassungen):

  • Alle Verstöße gegen das (gesamte) deutsche Strafrecht (z.B. Vermögens- und Eigentumsdelikte wie Betrug oder Diebstahl)
  • Bußgeldbewährte Verstöße gegen das deutsche Ordnungswidrigkeitenrecht dann, wenn es dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit sowie dem Schutz der Rechte aller Beschäftigten dient (z.B. Mindestlohngesetz, Arbeitsschutzgesetz).
  • Verstöße im Vergabeverfahren von öffentlichen Aufträgen oder steuerliche Rechtsnormen. 
  • Verstöße gegen ausgewähltes in § 2 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG zitiertes Bundes-, Landes- oder EU-Recht (z.B. Geldwäschegesetz, Datenschutzgrundverordnung etc). 
  • Nicht vom HinSchG geschützt sind jedoch folgende Meldungen:
  • Hinweise, die nachweislich wider besseres Wissen oder missbräuchlich abgegeben wurden (Achtung: Es ist nicht erforderlich, dass die Verstöße bewiesen werden können. Der Meldende muss nur glauben oder annehmen, dass der mitgeteilte Sachverhalt wahr ist).
  • Informationen über privates Fehlverhalten ohne Bezug zur beruflichen Tätigkeit

 

3. Einrichtung der internen Meldestelle für unser Unternehmen

  1. Wir folgen der Intention des HinSchG und wollen hinweisgebende Personen schützen, da nur bei frühzeitiger Kenntnis Rechtsverstöße vermieden sowie weitere Risiken und potenzielle Schäden minimiert werden können. Dabei gehören Fehler sicherlich zum Arbeitsleben. Allerdings tolerieren wir keine bewussten Verstöße gegen geltendes Recht.
  2. Aus diesem Grund nehmen wir  jeden Hinweis ernst, prüfen diesen gewissenhaft und führen notwendige Untersuchungen unabhängig und unparteilich durch. Hierbei werden eingehende Hinweise im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen vertraulich und unter Beachtung des Datenschutzes behandelt.
  3. Betraut mit der Wahrnehmung der Aufgaben und damit verantwortlich für unsere interne Hinweisgeberstelle (Meldestelle) ist die Personalverwaltende Frau Britta Pötker (i.V. Frau Christina Schürmann).

 

4. Information zu möglichen Meldewegen

Der digitale Meldekanal: alle Kolleginnen und Kollegen, die regelwidriges Verhalten erkannt haben und darauf hinweisen möchten, können ihre Meldungen über folgenden digitalen Meldekanal unseres Unternehmens vornehmen: https://forms.office.com/e/0EbEJ7a3Vc

Bitte beachten Sie,

• dass wir keine anonymen Angaben akzeptieren.

• dass alle gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen und einen dienstlichen Bezug zu Ihrem Arbeitgebenden und/oder dessen Mitarbeitenden haben müssen. 

Persönliche Meldung

Auf Ihre Bitte hin kann auch eine persönliche Zusammenkunft für die Entgegennahme Ihrer Meldung bei der internen Meldestelle erfolgen.

Bitte wenden Sie sich dann an: Britta Pötker
Telefonisch zu erreichen unter: 05241/9504-35
Persönlich zu erreichen unter folgender Büro-Adresse: Auf’m Kampe 1 – 11, 33334 Gütersloh

 

5. Anmerkungen zum Verfahren bei der internen Meldestelle

Nach Eingang einer Meldung in der internen Meldestelle erfolgt die Bearbeitung nach dem folgenden gesetzlich vorgesehenen Verfahren: 

  • Sie erhalten nach spätestens 7 Tagen eine Eingangsbestätigung. 
  • Es wird geprüft, ob der mitgeteilte Sachverhalt unter das HinSchG fällt.  
  • Die Meldestelle hält Kontakt mit Ihnen als Hinweisgebenden und stellt ggf. erforderliche Nachfragen. 
  • Innerhalb der Meldestelle erfolgt die Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung.
  • Je nach Ergebnis der Bewertung des Hinweises werden seitens der internen Meldestelle ggf. die in § 18 HinSchG genannten Folgemaßnahmen eingeleitet. 
  • Spätestens nach 3 Monaten und 7 Tagen erhalten Sie eine Rückmeldung zur Behandlung Ihres Hinweises. 

 

6. Dokumentation der Meldungen und Datenaufbewahrung

Die Dokumentationen über eingegangene Meldungen müssen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden. Solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist, können die Dokumentationen ausnahmsweise auch länger als 3 Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen. Das ist insbesondere auch davon abhängig, in welchem Rechtsbereich ein Verstoß erfolgte.

Hinweise zum Datenschutz

Die internen Meldestellen sind nach § 10 HinSchG befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer in des § 13 des HinSchG bezeichneten Aufgaben erforderlich ist. Abweichend von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch eine Meldestelle zulässig, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. In diesem Fall hat die Meldestelle spezifische und angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person vorzusehen; § 22 Absatz 2 Satz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes ist entsprechend anzuwenden. 

Details zur Datenverarbeitung können Sie unserer Datenschutzerklärung entnehmen:
https://www.markoetter.de/datenschutz/